Mots clés

Guide administrateur #

Introduction #

Lorsque doit être associée une liste déroulante à un champ pour faciliter la saisie et/ou pour normer les données renseignées sur une fiche, YellowBox CRM propose deux méthodes de paramétrage :

• Via une énumération
  Dans ce cas, la liste déroulante est composée de valeurs qui ne vont pas ou peu évoluer dans le temps. Par exemple, la liste des civilités (Mr,Mme…) pour un contact.
  Dans ce cas, le paramétrage d’une liste de mots clé est effectué dans le menu ‘Liste de mots clés’. La liste de mots clés peut également être modifiée ou ajoutée via le paramétrage du champ.

• Via les données d’une table
  Dans ce cas, les éléments de la liste déroulante sont issus de fiches créées dans une table. La liste peut être exhaustive ou filtrée selon le besoin.
  Dans ce cas, le paramétrage est effectué directement au niveau du champ : il n’y a pas de contenu de liste à préparer, car le contenu de la liste est le contenu d’une table.

Créer une énumération #

YellowBox CRM offre la possibilité de créer selon le besoin de nouvelles énumérations ou listes de mots clés.
L’accès au menu permettant de consulter/modifier les listes de mots clés existantes ou d’en créer de nouvelles est réalisé via le bouton en haut à droite du panneau de commande gauche puis en cliquant sur ‘Ecrans et structure’ puis ‘Mots clés’.

La partie gauche liste les énumérations existantes dans la base et permet via clic de se positionner sur l’une d’elles. La partie droite permet de visualiser les différentes informations qui concernent l’énumération sélectionnée :

• Au niveau de l’entête :

  • Le nom de l’énumération
    Modifiable.
  • [Suppression de l’énumération]
    Supprime l’énumération et ses mots clés
  • La liste des champs associés à l’énumération
    Une même énumération pouvant être associée à plusieurs champs.
  • Une zone ‘Fichier d’import’
    Permet d’alimenter la liste de mots clés via un fichier texte.
  • Une zone de saisie ‘Nouvelle valeur’
    Permet d’ajouter manuellement les valeurs.
    
  • [Ordonner par ordre alphabétique et recalculer les positions]
    Permet de trier la liste dans l’ordre alphabétique de la colonne de la langue par défaut (Français par exemple).
  • [Supprimer tous les mots clés]
    Supprime tous les mots clés associés à l’énumération sélectionnée

• Au niveau de la liste :
  Au fur et à mesure de leur ajout, les valeurs saisies et validées dans la zone Nouvelle valeur s’affichent.

  • L’ordonnancement est modifiable via :
    • Les chevrons
    • Le champ position
  • La suppression
    Est possible via le bouton présent à droite de chacune des lignes.

Pour créer une nouvelle liste de mots clés ou énumération, cliquer sur le bouton [ Créer une nouvelle énumération] présent dans le bandeau haut.

Le nom de l’énumération est alors demandé dans une popup. Une fois validée, il est possible de saisir les mots clés qui la composent.

Cas particulier du champ ‘Type’ de la table ‘Actions’ #

Concernant l’énumération associée au type d’une action, il est possible d’indiquer pour chaque mot clé :

• Si celui-ci implique que l’action soit visible dans l’agenda
• De lui associer une couleur. En cas de modification d’une valeur de cette liste, il est nécessaire de cliquer sur le bouton [Enregistrer] de la ligne , avant de passer à la modification d’une autre ligne..

Import d’une liste #

Les mots clés peuvent être importés à partir d’un fichier texte (.txt) constitué d’une colonne unique avec un mot clé par ligne. Les mots seront ordonnés dans l’ordre de tri du fichier importé..

La modification d’un mot clé au niveau du paramétrage ne modifie pas les valeurs déjà saisies ou sélectionnées dans les fiches. Pour mettre à jour les enregistrements de la table qui utilisent l’ancienne valeur de l’énumération, il convient de ::

• Afficher la liste exhaustive de la table concernée par le champ/valeur mis à jour + Filtrer sur les enregistrements contenant la valeur à remplacer et sélectionner les lignes + Cliquer sur ‘Boite à Outils’, ‘Modifier’ les données’, ‘Changer la valeur d’un champ’ et selectionner le champ à mettre à jour + Indiquer ’la valeur’ de remplacement.

Champs hiérarchiques #

Cette fonctionnalité accessible via le bouton présent dans le bandeau haut de l’écran, permet de restreindre l’affichage des valeurs d’une énumération en fonction de celle saisie dans un autre champ. Par exemple, dans le cas de deux champs qui sont ‘Cycle’ et ‘Etat de l’offre’
Selon la valeur sélectionnée dans le champ ‘Cycle’, la liste des valeurs disponibles dans le champ ‘Etat de l’offre’ doit être restreinte aux valeurs associées à ce type.