Communautés
Guide administrateur
Introduction
Le module communauté est un module optionnel qui permet l’activation des fonctionnalités suivantes :
- La gestion d’une population d’utilisateurs externes
- Le regroupement d’utilisateurs externes en communautés
(Revendeurs, Adhèrents, Bénévoles…) - L’ouverture de sites paramétrés dans YellowBox CRM à des utilisateurs externes
(Ticketing, Revendeurs…) - La mise à disposition des informations vers l’exterieur
(Fiche personnelle, parc installé…) - La saisie d’informations de l’exterieur
(leads, tickets…)
Accès à la liste des communautés
L’accès à la liste des communautés s’effectue via le panneau de commande gauche en mode administrateur en sélectionnant le menu [Communautés] dans le sous-menu [Utilisateurs et accès].
Il est alors possible de créer une nouvelle communauté et/ou de consulter et/ou modifier une communauté existante.
Paramétrages préalables à la création d’une communauté
Avant la création d’une communauté les éléments suivants devront être préparés en amont :
- La création d’un site particulier à la communauté
- La création d’une mire d’authentification qui sera accessible via l’url qui sera générée automatiquement
- La création d’un modèle de courrier qui sera utilisé pour l’enrôlement déclenché depuis la fiche de l’utilisateur nouvellement créé.
- La création d’un compte de messagerie particulier utilisé comme émetteur de l’email d’enrôlement.
- La création d’un design de fiche utilisateur particulier.
La fiche communauté
Pour ajouter une nouvelle communauté, cliquer sur Ajouter +.
A l’ouverture d’une fiche communauté deux onglets apparaissent. Un premier onglet ‘Informations générales’ contenant le détail des divers paramétres de la communauté et un second ‘Utilisateurs de la communauté’ contenant la liste des utilisateurs liés à la communauté courante.
Informations générales
L’entête
L’écran proposé demande dans un premier temps de renseigner obligatoirement les champs suivants :
- Nom : nom de la communauté
- Nom du domaine : le bouton à droite permet de copier le lien url d’accès générée par rapport au nom de domaine de la communauté.
Le nom de domaine peut être modifié sur une communauté déjà en production. Ceci entraine la modification de l’url : bien penser à avertir les utilisateurs déjà existants du changement d’url.
- Modèle email associé : il s’agit de sélectionner ici le modèle d’enrôlement préparé en amont. Il est possible d’accèder au modèle et/ou d’en créer un nouveau via les boutons présents à droite du champ.
- Email émetteur : renseigner ici l’email de l’émetteur de l’email d’enrôlement.
- Mire d’authentification : paramétrable en amont via le menu [Structure/Theme/Mire authentification]
- Design fiche utilisateur : paramétrable en amont via [Structure/Tables/Utilisateurs/Interfaces]. Ce champ identifie le design qui sera présenté lors de la création d’une fiche utilisateur communautaire.
Ceci sous-entend que ce design doit obligatoirement être sélectionné au niveau des designs fiche utilisateurs du site utilisé par les utilisateurs internes (en plus du design fiche des utilisateurs internes eux-même).
Une fois ces éléments renseignés, cliquer sur le bouton Suivant en bas à droite de l’écran.
Les éléments complémentaires suivants apparaissent alors :
Le bouton de mapping
Ce bouton permet d’accéder au paramétrage de l’alimentation par défaut du contenu d’une nouvelle fiche utilisateur de type communauté à partir d’une fiche de type contact. Il convient simplement d’établir une correspondance entre les champs présents de la table utilisateur et les champs de la table contact.
Sous-groupes associés à la communauté
Lors de la création d’une communauté, un groupe d’utilisateur portant son nom est créé automatiquement (groupe ‘père’). Il est non supprimable et non modifiable. Il est possible de créer des sous-groupes de ce groupe via le bouton [+] en haut à droite de la liste.
Dans un cas simple le groupe créé automatiquement peut suffire. Il conviendra d’associer les utilisateurs au fil de leur création.
Si des sous-groupes sont créés, ils ne seront supprimables qu’à partir du moment où aucun utilisateur actif ne leur est associé.
Sites et conditions d’accès
Cette liste permet de visualiser le ou les sites associés aux groupes de la communauté courante et leurs conditions d’utilisation éventuelles. Les boutons boutons en haut à droite de la liste permettent d’accèder simplement :
- Au paramétrage des sites : ouverture de la structure en étant positionné sur la racine des sites.
- Au paramétrage des accès : ouverture des droits d’accès en étant positionné sur le groupe ‘père’.
La gestion des accès par rapport aux éléments constituant une communauté (sites, tables, champs…) est réalisée de la même manière que pour les droits d’accès des utilisateurs ‘classiques’.
Un droit d’accès particulier à la fonction de génération d’un utilisateur communautaire à partir d’une fiche ‘Contact’ a été ajoutée au niveau des droits. Idem pour un droit d’accès à la fiche utilisateur correspondante au contact courant.
La liste des utilisateurs
Cette liste ne permet pas la création de nouveaux utilisateurs dans la communauté courante, mais seulement la consultation et l’accès aux fiches des utilisateurs liés à cette communauté. La création d’un utilisateur communautaire passe obligatoirement via une fiche contact de laquelle la fonction de génération d’un utilisateur est lancée.
Structuration d’une fiche utilisateur
Lors de la création d’un nouvel utilisateur communautaire par un utilisateur interne les champs impliqués par le mapping réalisé en amont sont automatiquement alimentés avec les valeurs contenues au niveau de la fiche contact de départ.
Il est possible au niveau de cette fiche utilisateur de modifier l’ensemble des champs des blocs ‘Informations générales’ et ‘Informations complémentaires’.
Au niveau du bloc ‘Profil d’accès’ :
- [Type d’utilisateur] n’est pas modifiable
- [Appartient à la communauté] propose la liste de sélection des communautés paramétrées
- [Appartient au groupe] propose le groupe et les sous-groupes de la communauté sélectionnée préalablement
- [Accès limité au groupe] permet de sélectionner le groupe d’utilisateur pour lequel l’utilisateur communautaire doit voir les utilisateurs via un champ de type ‘Gestionnaire’
L’utilisateur peut envoyer un email d’enrôlement afin que le nouvel utilisateur de type communautaire puisse recevoir de la part de l’emetteur défini dans le paramétrage de la communauté, l’email d’enrôlement lui permettant d’accéder à la communauté et de créer son mot de passe.
Le clic sur le bouton d’envoi de l’email d’enrôlement force la sauvegarde de la fiche communauté et génére une action associée au contact dans un but d’historisation de l’enrôlement.