Comptes de messagerie

Guide administrateur #

Introduction #

Compte de messagerie utilisateur : #

La définition d’un compte de messagerie permet l’envoi de mail pour un utilsiateur donné. Depuis les champs d’une fiche, depuis une liste via emailing ou envoi d’e-mail ou encore depuis le webmail intégré à YellowBox CRM.

Plusieurs comptes de messageie utilisateurs peuvent être créés. Le comtpe définit par défaut est utilisé en premier dans les différentes fonctionnalités cité ci-dessus. Les comptes non-défaut pourront être sélecitonnés manuellement lors de l’écriture du mail.

Compte de messagerie système : #

La définition d’un compte de messagerie permet l’envoi de mail pour un utilsiateur lors du déclenchement de traitement d’envoi de mail, les résultats d’imports ou tout autre traitement ne nécessitant pas d’intervention humaine.

Plusieurs comptes de messagerie système peuvent être créés. Le compte défini par défaut est utilisé par les traitements d’envois de mails ; un autre compte peut être sélectionné pour l’envoi d’email d’enrôlement d’un utilisateur communautaire par exemple.

Créer un compte de messagerie #

Compte de messagerie utilisateur : #

L’accès au menu permettant de créer/modifier un compte de messagerie utilisateur, se fait via le profil utilisateur. Une liste dédiée à tous les comptes liés à un utilisateur donné est présente dans la fiche utilisateur. Vous avez la possibilité de cliquer sur un compte déjà existant pour obtenir plus d’informations, ou bien cliquer sur le [] en haut à droite de la liste pour en créer un nouveau.

Paramètres nécéssaires : #

• Protocoles disponibles : POP, IMAP, OFFICE et Gmail

  • POP et IMAP : protocoles utilisés uniquement pour la récupération des courriers.
  • OFFICE et Gmail : protocoles permettant la récupération et l’envoi des courriers.
    Ils doivent être sélectionnés uniquement si l’OAuth2 correspondant est activé sur l’environnement.

• Adresse mail

  • Renseigner l’adresse email pour laquelle vous souhaitez effectuer la récupération ou l’envoi de courriers.

• Serveur entrant (réception)

  • Renseigner le serveur de réception associé à votre système de messagerie.
  • Exemple : imap.gmail.com:993

• Serveur SMTP (envoi)

  • Renseigner le serveur d’envoi associé à votre système de messagerie.
  • Exemple : smtp.gmail.com:465

Compte de messagerie système : #

L’accès au menu permettant de consulter/modifier les comptes de messagerie système existants ou d’en créer de nouveaux est réalisé via le bouton [] en haut à droite du panneau de commande gauche puis en cliquant sur [ Utilisateurs et accès].
L’accès aux éléments de la structure apparaît sous forme d’arbre avec les branches suivantes :

• Groupes
• Utilisateurs
• Communautés
• Comptes de messagerie
• Langues
• Accès
• Groupes agenda

Pour visualiser les groupes et sous-groupes sous forme d’arborescence et pouvoir créer et/ou modifier des comptes de messagerie système, cliquer sur la branche Comptes de messagerie.

Pour ajouter un nouveau compte à partir de la liste qui apparaît alors, cliquer sur le bouton [ Ajouter] présent à droite dans le bandeau haut.

Paramètres nécessaires #

A la création, quatre éléments doivent être renseignés :

• Défaut
  Le compte coché ‘Défaut’ servira à l’envoi des mails automatiques. La case à cocher est automatiquement cochée lors de la validation du premier compte saisi.
• Adresse e-mail
  Champ obligatoire
• Adresse de réponse
  Reprend automatiquement le contenu du premier champ
• Nom d’affichage
  
• Serveur SMTP (envoi)
  Champ obligatoire

Dans le cas où une authentification SMTP est nécessaire, les champs suivants apparaissent :

• Utiliser l’authentification SMTP
• Login serveur SMTP
• Mot de passe SMTP
• Confirmation
• Mode de sécurité SMTP

Cliquez sur le bouton [ Valider] de la palette flottante en bas de l’écran pour prendre en compte les éléments saisis.

Le bouton [ Test] présent dans le bandeau haut permet de vérifier que les paramètres renseignés fonctionnent correctement.

Supprimer un compte de messagerie #

La suppression est possible via le bouton [] présent en bout de chacune des lignes des comptes paramétrés de la liste.

Arrêt du service SMTP Dimo #

À partir du 29 mai 2026, YellowBox CRM ne supportera plus l’envoi d’emails via l’utilisation du SMTP DIMO Software.

L’envoi à partir de comptes de messagerie paramétrés avec la valeur SMTP dans le champ “Serveur SMTP (envoi)” ne sera donc plus fonctionnel.

1) Vous utilisez Office 365 ou Google Workspace sans OAuth2 #

Si vous utilisez actuellement un compte Office 365 (Outlook) ou Google Workspace (Gmail) sans avoir activé l’authentification OAuth2 dans YellowBox CRM :

• Vous pouvez dès à présent basculer vers l’authentification OAuth2 Office ou Google proposée par YellowBox CRM.
• Cette méthode utilise les API sécurisées de Microsoft et Google.
• Elle permet de gérer à la fois la réception et l’envoi des emails.
• Elle constitue la solution recommandée pour ces fournisseurs.
• Nous vous encourageons fortement à activer OAuth2 afin d’assurer la continuité de service après la fin du SMTP classique.

Guides de configuration #

• Guide de paramétrage OAuth2 Office 365 : O365 Portail Azure - YellowBox CRM
• Guide de paramétrage OAuth2 Google : Google Synchro - YellowBox CRM

2) Vous utilisez un fournisseur de messagerie hors Gmail / Office 365 #

Si vos comptes de messagerie sont configurés avec :

• IMAP ou POP pour la réception
• SMTP du fournisseur pour l’envoi
• et que votre fournisseur n’est ni Google ni Microsoft

➡️ Votre configuration restera fonctionnelle tant que votre fournisseur de messagerie continue de prendre en charge ces protocoles.

Si la valeur saisie dans le champ “Serveur SMTP (envoi)” est :

SMTP

il conviendra de paramétrer le SMTP de votre fournisseur, par exemple :

• smtp.mail.yahoo.com:465
• smtp.free.fr:465

Nous vous recommandons de vérifier auprès de votre fournisseur que ces protocoles restent actifs et sécurisés.

Pourquoi ces changements ? #

Ces évolutions permettent de :

• Renforcer la sécurité de vos données et de vos échanges.
• Éviter les interruptions de service liées à l’obsolescence des protocoles.

Serveur sortant (SMTP) des services mail #

Si vous ne souhaitez tout de même pas utiliser l’OAUTH2, dans le tableau ci-dessous, vous trouverez des exemples de paramétrages du champ Serveur SMTP (envoi) afin de ne plus utiliser la valeur SMTP.

⚠️ Attention : certains de ces services pourraient être amenés à ne plus fonctionner au fil du temps.
Merci de vérifier auprès de votre fournisseur la validité de ces paramètres.