Créer un email

Guide administrateur #

Introduction #

YellowBox CRM permet de définir des emails personnalisés et de les envoyer automatiquement au déclenchement de processus.
Le compte de messagerie émetteur est sélectionnable parmi les comptes systèmes paramétrés dans les options générales de la base.

Créer un email #

La création et la définition d’un email n’est possible qu’au travers de la liste des traitements constitutifs d’un processus.

Lors du clic sur le bouton [] situé en haut à droite de la liste des traitements d’un processus, il suffit de sélectionner ‘Envoi d’un email’. Le bouton [] qui apparaît alors à droite du type sélectionné permet d’accéder aux détails des caractéristiques de l’email à envoyer :

• Envoyer avec
  Sélectionner l’expéditeur parmi les comptes de messagerie système existants.
  En création d’un envoi d’email le compte email affiché par défaut est celui coché ‘Défaut’.

Un compte de messagerie utilisé par un traitement de création d’email ne peut être supprimé. Si une suppression de compte email utilisé dans un processus est demandée, un message bloquant cette suppression survient et liste les processus à modifier.

• Destinataire
  Saisir ici le ou les emails des destinataires principaux du message.
• Cc
  Saisir les emails des destinataires en copie du message.
• Cci
  Saisir les emails des destinataires en copie cachée.

Il est possible de sélectionner les emails dans les trois zones précédentes via recherche dans les emails des contacts de la base, ou de sélectionner l’email du gestionnaire de la fiche, via le bouton présent à gauche de chacune des zones de saisie.

• Objet

• Genérer une action

• Fichier joint/Etats d’impression
  Bouton présent à droite du bandeau haut. Permet d’associer un document à partir :

  • De mon poste
  • Des documents
  • Des états

• Choix d’un document type
  Permet de sélectionner un document existant et d’alimenter le corps du message avec. Le corps du message reste modifiable dans tous les cas modifiable.

• Zone de choix de champs de fusion
  Dans le cas où il est nécessaire d’ajouter un champ de fusion dans le corps du message, positionner le curseur de la souris à l’endroit souhaité dans le message, puis sélectionner pour le type de fiche (table) le champ correspondant : il est alors insérer dans le corps du message avec son nom en base et encadré des caractères ## et $$.f

• Corps du message Peut être saisi manuellement ou via sélection d’un modèle de courrier type (cf. choix d’un document).

• Ajouter un fichier joint vous permettra d’associer un document stocké dans la base, à envoyer en pièce jointe à l’email.

Cliquer sur le bouton [Valider] présent en bas à droite de l’écran pour sauvegarder le message.