Rechercher des fiches

Guide utilisateur #

Rechercher une fiche ou un ensemble de fiches #

En tant qu’utilisateur, je peux vouloir travailler sur une fiche en particulier ou un ensemble de fiches à des fins de qualification, de consultation ou pour effectuer des traitements. Ces recherches sont réalisables via les trois fonctionnalités suivantes de YellowBox CRM :

• La zone fulltext en entête de liste
• La notion de filtres intégrée aux listes
• Les recherches associées aux listes

Selon le paramétrage toutes les listes ne proposent pas obligatoirement toutes ces fonctionnalités.

La recherche fulltext #

La recherche fulltext peut être utilisée au niveau de la base compléte si lancée à partir du bandeau haut constant ou uniquement sur uniquement le type de fiche duquel dépend la liste courante.

La recherche fulltext est intégrée dans une liste au niveau de l’entête de la présentation.

Elle permet de rechercher les fiches contenant l’expression saisie dans les champs sélectionnés par l’administrateur. Cette recherche peut porter également sur les documents joints aux fiches de la base.

Les filtres #

Un filtre permet d’afficher une liste de fiches de la base correspondantes à des critères saisis dans des champs. Il est composé de un à six champs dans lesquels l’utilisateur peut écrire les valeurs qu’il recherche pour chacun. Les champs sont séparés par des ET. Si plusieurs valeurs sont saisies dans un même champ, elle sont séparées par un OU.

Il est possible de faire apparaître le détail d’un filtre au-dessus d’une présentation en cliquant sur le bouton situé soit à droite de la zone de recherche fulltext, soit en haut à droite de la présentation. Pour faire disparaître le détail il suffit de recliquer sur ce même bouton.

A l’ouverture d’un filtre, sont présentés :

• Aucun champ
• Des champs pré-paramétrés par l’administrateur avec ou sans valeur par défaut
• Les champs du filtre favori de l’utilisateur connecté.

Pour ajouter un champ, cliquer sur le bouton [Ajouter un critère].

Sélectionner alors la table courante ou liée, puis le champ désiré.

Pour modifier un champ sélectionné dans un filtre, cliquer sur le bouton présent dans le champ lui-même.

Pour supprimer un champ sélectionné dans un filtre, cliquer sur la croix qui apparaît à gauche du champ à son survol.

La saisie des critères est effectuée de la manière suivante :

Critères	Formalisations	Exemples
Egal à	Saisir le terme exact	Client
Commence par	Utiliser le caractère * en fin d’expression	Cl*
Fini par	Utiliser le caractère * en début d’expression	*nt
Contient	Encadrer l’expression avec le caractère	ie
Inférieur à	<	< 100
Inférieur ou égal à	<=	<= 100
Supérieur à	>	> 100
Supérieur ou égal à	>=	>= 100
Ou	Utiliser le caractère pipe (Alt gr + 6) pour séparer les élèments	Client Prospect

Les recherches #

Une recherche, à l’instar des filtres, permet d’afficher une liste de fiches de la base correspondantes à des critères définis dans le corps de la recherche. Ces critères peuvent être des valeurs de champ et/ou d’autres recherches imbriquées.

L’intérêt de l’utilisation des recherches par rapport aux filtres est qu’une recherche peut être combinée à d’autres recherches permettant ainsi d’obtenir une liste de fiches résultante d’unions, d’exclusions et autres critères cumulés. Les recherches ont plus vocation à être utilisées par les services marketing par exemple dans la cas de segmentations.

Selon le paramétrage, les recherches peuvent être accessibles ou non. Il est possible d’accéder à la liste des recherches via le bouton loupe présent soit dans le bandeau d’une liste en haut à droite, soit au niveau de l’entête d’une liste toujours en haut à droite.

A ce niveau il est possible :

• D’en sélectionner une existante :
  
  

  • Un clic sur le bouton permet de lancer la recherche, selon le choix opéré au niveau de la liste déroulante de la liste des recherches :
    
    
    
    
    • ‘Chercher sur tout’ : choix par défaut à l’ouverture de la liste des recherches. Ce choix lance la recherche des fiches sur l’ensemble de la table sélectionnée et affiche le résultat dans la liste courante.
    • ‘Chercher dans la sélection’ : ce choix effectue la recherche parmi les fiches déjà présentes dans la liste. Le résultat remplace le contenu de la liste courante avant le lancement de la recherche.
    • ‘Soustraire de la sélection’ : ce choix permet de soustraire les fiches présentes dans la liste qui correspondent aux critères définis dans la recherche.
      
      
  • Un clic sur le nom de la recherche permet d’accéder au détail en consultation et/ou modification
    
    

• De créer une nouvelle recherche via le bouton en haut à droite de la liste des recherches. L’écran suivant apparaît alors :

  
  
  

Le bouton [Changer le mode de recherche SQL/Critères] permet de basculer d’un masque de paramétrage d’une recherche via des critères, sur un masque de paramétrage d’une recherche SQL. Ce second cas est un mode avancé nécessitant des connaissances SQL qui ne seront pas développées dans cette documentation.

Une recherche via des critères est composée de une à dix lignes maximum, la première ligne étant automatiquement affectée au champ gestionnaire de la table sur laquelle la recherche est effectuée. Chaque ligne se décompose comme suit :

• permet de supprimer les valeurs saisies sur la ligne
• permet d’utiliser un ET ou un OU entre champ ligne.
  
  

Le choix réalisé du ET ou du OU est valable pour toutes les lignes

• permet de sélectionner le champ choisi comme critère pour cette ligne
• permet de sélectionner la recherche choisie comme critère pour cette ligne.

Il est tout à fait possible de combiner des critères de recherches portant à la fois sur des champs et des recherches.

• permet de sélectionner un opérateur parmi les choix suivants pour des critères alphanumériques :

  • est égal à
  • est différent de
  • est supérieur ou égal à
  • est inférieur ou égal à
  • contient
  • est égal à vide
  • est différent de vide
  • commence par
  • finit par
    
    Pour des critères de type date :
    
    
  • Aujourd’hui
  • Demain
  • Hier
  • Mois en cours
  • Mois prochain
  • Mois précédent
  • Semaine en cours
  • Semaine prochaine
  • Semaine dernière
  • Année en cours
  • Définir la période
  • Est vide
  • N’est pas vide
  • Antérieur à la date du jour
  • Postérieur à la date du jour
  • Est égal à la date du jour +/-
  • Inférieur à J+/-
  • Supérieur à J+/-
    
    

• Le champ contenant la ou les valeurs recherchées

Via les boutons disponibles en bas du détail d’une recherche, il est possible de :

• [Valider] la recherche simplement
• [Valider et exécuter] la recherche courante : ferme l’écran de paramétrage et bascule sur la liste des fiches correspondantes aux critères définis.
• [Enregistrer sous] la recherche courante : permet de ne pas modifier la recherche d’origine et de donner un nouveau nom à la recherche modifiée.