Google Synchro

YellowBox Store #

Objet #

Le plugin Google permet la synchronisation bidirectionnelle des calendriers et contacts entre Google et YellowBox CRM.

Activation #

Le complément est activable par l’administrateur depuis le YellowBox Store accessible via le bouton de la barre de notification.

Cliquer sur le pavé du complément pour voir le descriptif.

Cliquer sur le bouton [Installer] pour le télécharger dans la liste des plugins paramétrables dans votre YellowBox CRM.

Pour être activé ce complément ne nécessite qu’une installation au niveau du YellowBox Store et est non soumis à abonnement.

Prérequis :

• Avoir un abonnement en cours pour YellowBox CRM (version 8 minimum)
• Avoir créé un projet dans la console de Google cloud
• Se connecter à YellowBox CRM via le protocole OAuth2 de Google

Créer un projet dans Google Cloud #

Pour que la synchronisation du calendrier et des contacts puisse fonctionner, il est nécessaire de créer au préalable un projet dans la console de Google cloud . Lors de la création du projet veiller à sélectionner les autorisations suivantes :

• Gmail API
  …/mail.google.com/
  Lire, rédiger, envoyer et supprimer définivement des e-mails dans Gmail.
• Google Calendar API
  …/auth/calendar
  Afficher, modifier, partager et supprimer définivement tous les agendas accessibles dans Google Agenda.
• People API
  …/auth/contacts
  Afficher, modifier, télécharger et supprimer définivement les contacts.
• People API
  …/auth/userinfo.email
  Afficher l’adresse e-mail principale associée au compte Google.
  
  Créer ensuite un idenfiant ‘ID client OAuth’ de type ’ Application Web’ en ajoutant l’url d’accès à YellowBox CRM suivi de ‘connectAction.do’, dans les ‘URl de redirection autorisés’ (par exemple : https://monurldeconnexionyellowbox/connectAction.do)
  
  Cliquer sur le bouton [Créer] pour générer l’ID client et le code secret client qui sont demandés au niveau du paramétrage de YellowBox CRM.
  Un complément de paramétrage dans YellowBox CRM de la synchronisation est alors nécessaire.

Paramétrage #

Pour rendre opérationnelle la synchronisation des éléments de Google avec ceux de YellowBox CRM, il convient de compléter le paramétrage à deux niveaux via le menu d’administration :

• Les options générales du menu administrateur
  
  
  • Définir les paramètres OAuth2 de Google dans YellowBox CRM
  • Définir les flux d’échange concernant les évènements du calendrier
    
    
• Pour chaque fiche utilisateur
  Créer une fiche communication.

Activer l’authentification OAuth2 #

Renseigner dans les options générales de la base/Authentification les informations de connexion suivantes :

• Type d’authentification
  Remplacer ‘Normal’ par ‘OAuth2’
• TypeOAuth2
  Sélectionner ‘Google’
• Domaine principal (cas locataire unique)
  Saisir le nom de domaine Google utilisé
• OAuth2 client ID
  Saisir l’id client généré par Google lors de la création de l’application web
• OAUth2 object ID
  Saisir l’id du projet généré par Google lors de la création de l’application web
• OAuth2 client secret
  Saisir le code secret généré par Google lors de la création de l’application web
• OAuth2 redirect URI
  Saisir l’url de connexion à YellowBox CRM (exemple : https://monurldeconnexionyellowbox)

Le login de chacun des utilisateurs qui doivent se connecter à YellowBox CRM via le protocole OAuth2 doit être leur adresse e-mail Google.
Après activation de l’OAuth2 le compte ‘Administrateur’ et les utilisateurs paramétrés en ‘Type de connexion=Simple’ peuvent toujours se connecter à YellowBox CRM via l’url de connexion classique complétée de /connect.
(exemple : https://monurldeconnexionyellowbox/connect) Les autres utilisateurs arriveront quant à eux directement sur l’écran de connexion de Google.

Lors de la première connexion en OAuth2, l’utilisateur devra accepter la synchronisation des mails, de l’agenda et des contacts paramétrées par l’administrateur sur la plateforme Google Cloud.

Paramètres serveur Google #

L’administrateur doit renseigner les informations d’échange de données (contenus et sens) via l’option ‘Paramétrage serveur Google’ disponible si le plugin a effectivement été installé (Administration/Ecrans et structure/Options générales) :

• Champ de gestion des envois (alphanumériques ou booléen)
  Champ alphanumérique ou booléen de la table Actions permettant de bloquer l’envoi de l’invitation à partir de Google. En d’autres termes l’utilisation de ce champ permet de bloquer l’envoi de l’invitation aux participants selon la volonté de l’utilisateur.

• Valeur du champ bloquant l’envoi (si booléen valeur 0 ou1)
  Indiquer la valeur correspondant au blocage.

Si le champ n’est pas paramétré ou si la valeur saisie ne correspond pas à celle paramétrée l’email est envoyé. Veillez à définir la valeur par défaut via le paramétrage si nécessaire.

• Champ de stockage des participants non identifiés
  Champ alimenté des adresses emails des participants des actions reçus de Google qui ne correspondent pas à des utilisateurs YellowBox.

• Commentaire de l’action
  Sélectionner ici les champs qui alimentent automatiquement le champ commentaire du rendez-vous Google.

Champs par défaut :
$SOCIETE_RAISONSOCIALE##
$CONTACT_CIVILITE## $CONTACT_NOM## $CONTACT_PRENOM##
$ADRESSECONTACT_ADRESSECOMPLETE##
$CONTACT_PORTABLE##
Le bouton [Valider] permet d’enregistrer les éventuelles modifications.

• Commentaire du contact]
  Sélectionner ici les champs qui alimentent automatiquement le champ commentaire du contact Google.
  

Par défaut aucun champ n’est envoyé.
Le bouton [Valider] permet d’enregistrer les éventuelles modifications.

• Période de synchronisation (en minutes)
  Laps de temps entre chaque synchronisation.
  

Ce laps de temps ne peut être inférieur à 10 mn.

• Sens de synchronisation des actions et Sens de synchronisation des contacts
  Ces deux paramètres définissent les sens de synchronisation pour chaque table grâce aux listes de choix :

  • Deux sens
  • YellowBox -> Google
  • Google -> YellowBox
    
    

  Règles de fonctionnement communes
  

  Il est important de considérer les règles ci-dessous appliquées selon les sens de synchronisation choisis :
  
  

  • Dans le cas où des modifications sont apportées de part et d’autre, entre deux synchronisations, c’est la modification apportée sur la fiche de YellowBox CRM qui prime.
    
    
  • Dans le cas où des modifications apportées dans Google redescendent dans YellowBox CRM, elles sont effectivement apportées quels que soient les droits paramétrés pour l’utilisateur, sur les zones synchronisées.
    
    
  • La suppression d’un élément dans Google désactive la synchronisation avec cet élément et ajoute le terme ‘Annulé’ au début de l’objet de l’action.
    
    
  • La suppression d’un élément dans YellowBox CRM supprime cet élément dans Google.

Fiche communication #

Pour que la synchronisation soit active pour un utilisateur donné, il est indispensable que dans le profil une fiche de communication entre YellowBox CRM et Google soit créée.

Les étapes à suivre pour créer une fiche communication :

• Ouvrir la fiche de l’utilisateur (soit par le module d’administration, soit via le bouton d’accès au profil de l’utilisateur connecté en haut à droite de l’écran).
• Cliquer sur l’onglet ‘Communication’ puis sur le bouton ‘+’ pour ajouter un enregistrement.
• Sélectionner ‘Google’ dans la liste déroulante de la zone ‘Types’.

Exemple de fiche communication :

• Nom
  Saisir un nom pour identifier la fiche.
• Calendrier Microsoft
  Correspond au nom du calendrier que l’utilisateur partage avec tout le monde dans Google.
• Date de début de synchronisation du calendrier
  Saisir la date à partir de laquelle les actions de Google doivent être récupérées.
• Dossier contacts Microsoft
  Nom du dossier créé dans Google qui contient les contacts synchronisés avec YellowBox CRM.
  

Un bouton de [Test] en haut à droite de l’écran permet de vérifier le bon fonctionnement des éléments paramétrés

Utilisation #

La synchronisation du calendrier et des contacts Google #

Dès lors que l’authentification OAuth2 est active dans YellowBox CRM, un utilisateur connecté à YellowBox CRM est de fait connecté également à son environnement Google.

La synchronisation du calendrier #

Sont concernés les éléments de type ‘Evénement’ du calendrier Google et les actions de type ‘Agenda’ de YellowBox CRM.

Initialisation #

Lors de l’activation du plugin dans YellowBox CRM, les comportements de synchronisation suivants sont observés :

• Les actions déjà existantes dans YellowBox CRM ne sont pas synchronisées automatiquement.
• Les événements présents dans Google sont récupérés à partir de la date paramétrée dans la fiche communication du profil de l’utilisateur.

Ces actions ne sont pas cochées ‘Réalisée’, même si la date est antérieure à la date du jour.

Règles de fonctionnement #

• Toute nouvelle action créée dans YellowBox CRM visible dans l’agenda (case ‘Agenda’ cochée) sera synchronisée vers Google et tout nouvel évènement créé dans Google sera transmis à YellowBox CRM.

• Seule la modification d’un des champs concernés par la synchronisation renvoie l’action vers Google.

• Le délai entre chaque synchronisation est paramétré dans les options générales de la base par l’administrateur.

• Elle peut néanmoins être forcée par chaque utilisateur à partir des listes actions ou contacts en cliquant sur [Boite à outils] /’Synchroniser’.

La synchronisation concernera alors l’agenda et les contacts.

Cas des actions existantes avant la mise en place de la synchronisation
Par défaut ces actions ne sont pas concernées par la synchronisation.
Néanmoins, si un utilisateur veut ajouter une ou des actions antérieures à l’activation dans le lot des actions synchronisées, il peut forcer la synchronisation de ces actions en cliquant sur [Boite à outils]/‘Ajouter en synchronisation’ après les avoir sélectionnées.

Dans tous les cas, seules les actions de type ‘Agenda’ seront synchronisées.

Autres remarques

• Dans le cas où le calendrier déclaré dans le paramétrage de la fiche communication de l’utilisateur ne correspond pas à son calendrier partagé par tout le monde, des informations, comme le gestionnaire des actions, pourraient être modifiées par Google lors de la réception d’actions partagées.
  
  
• Lorsqu’une action est créée dans YellowBox CRM par synchronisation, la valeur du champ permettant de bloquer l’envoi des invitations est forcée car l’invitation a déjà été envoyée par Google.
  
  
• Dans Google lorsqu’un participant est supprimé d’un RDV, Google lui envoie un mail d’annulation. De ce fait lorsqu’un participant est supprimé dans une action de YellowBox CRM synchronisée, il est considéré comme ne faisant plus partie du rendez-vous et reçoit donc un mail d’annulation.
  
  
• Google ne permet pas la création d’un rendez-vous dans un calendrier dont on n’est pas propriétaire. Ainsi, lorsque le gestionnaire de l’action ne possède pas de fiche ‘Communication’ dans YellowBox CRM ou si elle est’ inactive, c’est le premier participant qui synchronise qui devient dans Google l’organisateur du rendez-vous.
  
  
• Si l’organisateur du rendez-vous Google n’est pas utilisateur de YellowBox CRM, c’est le premier participant qui synchronise qui devient le gestionnaire de l’action créée dans YellowBox CRM. L’adresse email de l’organisateur sera alors stockée dans le champ identifié dans les paramètres de la synchronisation.

Détail des informations transmises à Google #

Détail des informations récupérées de Google #

• Le contact principal n’est pas lié lorsqu’un rendez-vous est créé dans YellowBox CRM par synchronisation depuis Google : privilégier la création de rendez-vous à partir de YellowBox CRM.
• Les actions privées de Google sont gérées de la même manière dans Google et YellowBox CRM.
• Concernant les événements récurrents de Google : seules sont synchronisées vers YellowBox CRM la première occurrence et les occurrences qui ont subi des modifications.

La synchronisation des contacts #

Sont concernés les contacts Google présents dans le dossier identifié dans ‘Dossier contacts Google’ de la fiche de communication du profil utilisateur et les contacts sélectionnés en synchronisation dans YellowBox CRM.

Initialisation #

Lors de la première synchronisation, les contacts présents dans le ‘Dossier contacts Google’ sont dédoublonnés selon les critères de dédoublonnage paramétrés sur la table ‘Contacts’ de YellowBox CRM :

• Dans le cas où un contact est identifié, les valeurs saisies dans Google mettent à jour les champs correspondants dans YellowBox CRM. Si des zones sont vides dans Google, les champs de YellowBox CRM conservent leurs valeurs. Ces valeurs sont prises en compte dans les fiches des contacts Google lors de la synchronisation suivante entre YellowBox CRM et Google.
• Si un contact est inconnu selon les critères de dédoublonnage de la base YellowBox CRM, il est alors créé avec les valeurs présentes dans Google.

Règles de fonctionnement #

A partir de YellowBox CRM, pour synchroniser une sélection de contacts avec Google, chaque utilisateur peut cliquer sur [Boite à outils]/‘Ajouter en synchronisation’.

Dans Google, tous les contacts présents dans le dossier paramétré dans la fiche communication de l’utilisateur (Dossier contacts Microsoft) sont synchronisés vers YellowBox CRM.
Le délai entre chaque synchronisation est paramétré dans les options générales de la base. Elle peut néanmoins être forcée par chaque utilisateur à partir des listes actions ou contacts en cliquant sur [Boite à outils]/’Synchroniser’.

La synchronisation concernera alors l’agenda et les contacts.

Informations transmises à Google #

Informations récupérées de Google #

Lorsqu’un participant autre qu’un utilisateur de YellowBox CRM est lié à une action, son adresse email apparait dans le champ créé à cet effet dans la fiche Actions.
Les utilisateurs de YellowBox CRM apparaissent dans le champ ‘Participants’ de la fiche Actions.

Les autres n° de téléphones et adresses email ne sont pas synchronisés.

La gestion des emails via OAuth2 / Google #

Lorsque la connexion à YellowBox CRM est réalisée via l’authenfication OAuth2, il est également possible d’utiliser cette connexion pour gérer les transferts d’emails entre Gmail et YellowBox CRM au lieu d’utiliser les protocoles POP ou IMAP classiques.

L’avantage principal de ce mode de fonctionnement est que les mots de passe de chacun des utilisateurs ne sont plus gérés par YellowBox CRM, mais par Google de manière unifiée.

Dans ce contexte, l’utilisateur peut glisser les emails qu’il désire envoyer vers YellowBox CRM dans un dossier qu’il aura créé au préalable dans Gmail. Ces emails génèrent alors des actions de type ‘Email entrant’ auxquelles sont automatiquement reliés la fiche contact de l’émetteur de l’email ainsi que toutes les autres personnes concernées par le message (Emetteur, Cc), dès lors que les emails utilisés sont connus dans la base YellowBox CRM.

Concernant les emails envoyés à partir de YellowBox CRM, ceux-ci sont automatiquement copiés dans le dossier ‘Emails envoyés’ de Gmail.

Le paramétrage du compte de messagerie dans la fiche utilisateur #

Pour créer un nouveau compte email :

• Ouvrir la fiche utilisateur
• Cliquer sur l’onglet ‘Comptes e-mail’
• Cliquer sur le bouton ‘+’
• Sélectionner ‘Gmail’ dans la zone ‘Protocole’.
• Renseigner le ‘Dossier archivage mails reçus’, correspondant au dossier d’échange