O365 Synchro

YellowBox Store #

Objet #

Le plugin Office 365 permet la synchronisation bidirectionnelle des calendriers et contacts entre Outlook 365 et YellowBox CRM.

Activation #

Le complément est activable par l’administrateur depuis le YellowBox Store accessible via le bouton de la barre de notification. Son téléchargement est effectué via les compléments de Outlook.

Cliquer sur le pavé du complément pour voir le descriptif.

Cliquer sur le bouton [Installer] pour le télécharger dans la liste des plugins paramétrables dans votre YellowBox CRM.

Pour être activé ce complément ne nécessite qu’une installation au niveau du YellowBox Store et est non soumis à abonnement.

Prérequis :

• Avoir un abonnement en cours pour YellowBox CRM (version 8 minimum),
• Être abonné à Office 365,
• Se connecter à YellowBox CRM via le protocole OAuth2 d’O365,

Paramétrage #

Deux éléments doivent être paramétrés :

• Au niveau des options générales dans le menu administrateur : renseigner les paramètres du serveur O365
• Au niveau de chacun des utilisateurs : créer une fiche communication

Paramètres serveur O365 #

L’administrateur doit renseigner les informations d’échange de données (contenus et sens) via l’option ‘Paramétrage serveur O365’ disponible si le plugin a effectivement été installé (Administration/Ecrans et structure/Options générales) :

Invitations envoyées par Outlook

Champ de gestion des envois (alphanumériques ou booléen) : champ alphanumérique ou booléen de la table Actions permettant de bloquer l’envoi de l’invitation à partir d’Outlook. En d’autres termes l’utilisation de ce champ permet de bloquer l’envoi de l’invitation aux participants selon la volonté de l’utilisateur.

Valeur du champ bloquant l’envoi (si booléen valeur 0 ou1) : indiquer la valeur correspondant au blocage.

Si le champ n’est pas paramétré ou si la valeur saisie ne correspond pas à celle paramétrée l’email est envoyé. Veillez à définir la valeur par défaut via le paramétrage si nécessaire.

Champ de stockage des participants non identifiés : champ alimenté des adresses emails des participants des actions reçus d’O365 qui ne correspondent pas à des utilisateurs YellowBox.

Commentaire de l’action : sélectionner ici les champs qui alimentent automatiquement le champ commentaire du rendez-vous O365.

Champs par défaut :
$SOCIETE_RAISONSOCIALE##
$CONTACT_CIVILITE## $CONTACT_NOM## $CONTACT_PRENOM##
$ADRESSECONTACT_ADRESSECOMPLETE##
$CONTACT_PORTABLE##

Le bouton ‘Valider’ permet d’enregistrer les éventuelles modifications.

Commentaire du contact : sélectionner ici les champs qui alimentent automatiquement le champ commentaire du contact O365.

Par défaut, aucun champ n’est envoyé.
Le bouton ‘Valider’ permet d’enregistrer les éventuelles modifications.

Période de synchronisation (en minutes) : laps de temps entre chaque synchronisation.

Ce laps de temps ne peut être inférieur à 10 mn.

Sens de synchronisation des actions et Sens de synchronisation des contacts : ces deux paramètres définissent les sens de synchronisation pour chaque table grâce aux listes de choix :

• Deux sens
• YellowBox -> O365
• O365 -> YellowBox

Fiche communication #

Pour que la synchronisation soit active pour un utilisateur donné, il est indispensable que dans le profil une fiche de communication entre YellowBox CRM et O365 soit créée.

Les étapes à suivre pour créer une fiche communication :

• Ouvrir la fiche de l’utilisateur (soit par le module d’administration, soit via le bouton d’accès au profil de l’utilisateur connecté en haut à droite de l’écran).
• Cliquer sur l’onglet ‘Communication’ puis sur le bouton ‘+’ pour ajouter un enregistrement.
• Sélectionner ‘Office’ dans la liste déroulante de la zone ‘Types’.

Exemple de fiche communication :

Nom : saisir un nom pour identifier la fiche
Calendrier Microsoft : correspond au nom du calendrier que l’utilisateur partage avec tout le monde dans O365.
Date de début de synchronisation du calendrier : saisir la date à partir de laquelle les actions de O365 doivent être récupérées.
Dossier contacts Microsoft : nom du dossier créé dans O365 qui contient les contacts synchronisés avec YellowBox CRM.

Ce dossier doit être créé sous le dossier ‘Contacts’ par défaut de Microsoft Outlook 365. Un bouton de [Test] en haut à droite de l’écran permet de vérifier le bon fonctionnement des éléments paramétrés

Utilisation #

La synchronisation du calendrier #

Sont concernés les éléments de type ‘Evénement’ du calendrier O365 et les actions de type ‘Agenda’ de YellowBox CRM.

Initialisation #

Lors de l’activation du plugin dans YellowBox CRM, les comportements de synchronisation suivants sont observés :

• Les actions déjà existantes dans YellowBox CRM ne sont pas synchronisées automatiquement.
• Les événements présents dans O365 sont récupérés à partir de la date paramétrée dans la fiche communication du profil de l’utilisateur.

Ces actions ne sont pas cochées ‘Réalisée’, même si la date est antérieure à la date du jour.

Règles de fonctionnement #

• Toute nouvelle action créée dans YellowBox CRM visible dans l’agenda (case ‘Agenda’ cochée) sera synchronisée vers O365 et tout nouvel évènement créé dans O365 sera transmis à YellowBox CRM.

• Seule la modification d’un des champs concernés par la synchronisation renvoie l’action vers Outlook.

• Le délai entre chaque synchronisation est paramétré dans les options générales de la base par l’administrateur.

• Elle peut néanmoins être forcée par chaque utilisateur à partir des listes actions ou contacts en cliquant sur [Boite à outils] /’Synchroniser’.

La synchronisation concernera alors l’agenda et les contacts.

Cas des actions existantes avant la mise en place de la synchronisation :
Par défaut ces actions ne sont pas concernées par la synchronisation.
Néanmoins, si un utilisateur veut ajouter une ou des actions antérieures à l’activation dans le lot des actions synchronisées, il peut forcer la synchronisation de ces actions en cliquant sur [Boite à outils]/‘Ajouter en synchronisation’ après les avoir sélectionnées.

Dans tous les cas, seules les actions de type ‘Agenda’ seront synchronisées.

Autres remarques :

• Dans le cas où le calendrier déclaré dans le paramétrage de la fiche communication de l’utilisateur ne correspond pas à son calendrier partagé par tout le monde, des informations, comme le gestionnaire des actions, pourraient être modifiées par Outlook 365 lors de la réception d’actions partagées.
  
  
• Lorsqu’une action est créée dans YellowBox CRM par synchronisation, la valeur du champ permettant de bloquer l’envoi des invitations est forcée car l’invitation a déjà été envoyée par Outlook.
  
  
• Dans Outlook 365 lorsqu’un participant est supprimé d’un RDV, Outlook lui envoie un mail d’annulation. De ce fait lorsqu’un participant est supprimé dans une action de YellowBox CRM synchronisée, il est considéré comme ne faisant plus partie du rendez-vous et reçoit donc un mail d’annulation.
  
  
• Outlook 365 ne permet pas la création d’un rendez-vous dans un calendrier dont on n’est pas propriétaire. Ainsi, lorsque le gestionnaire de l’action ne possède pas de fiche ‘Communication’ dans YellowBox CRM ou si elle est’ inactive, c’est le premier participant qui synchronise qui devient dans Outlook 365 l’organisateur du rendez-vous.
  
  
• Si l’organisateur du rendez-vous Outlook 365 n’est pas utilisateur de YellowBox CRM, c’est le premier participant qui synchronise qui devient le gestionnaire de l’action créée dans YellowBox CRM. L’adresse email de l’organisateur sera alors stockée dans le champ identifié dans les paramètres de la synchronisation.

Détail des informations transmises à Outlook 365 #

Détail des informations récupérées de Outlook 365 #

• Le contact principal n’est pas lié lorsqu’un rendez-vous est créé dans YellowBox CRM par synchronisation depuis O365 : privilégier la création de rendez-vous à partir de YellowBox CRM.
• Les actions privées de O365 sont gérées de la même manière dans Outlook 365 et YellowBox CRM.
• Concernant les événements récurrents de Outlook 365 : seules sont synchronisées vers YellowBox CRM la première occurrence et les occurrences qui ont subi des modifications.

La synchronisation des contacts #

Sont concernés les contacts Outlook 365 présents dans le dossier identifié dans ‘Dossier contacts Microsoft’ de la fiche de communication du profil utilisateur et les contacts sélectionnés en synchronisation dans YellowBox CRM.

Initialisation #

Lors de la première synchronisation, les contacts présents dans le ‘Dossier contacts Microsoft’ de O365 seront dédoublonnés selon les critères de dédoublonnage paramétrés sur la table ‘Contacts’ de YellowBox CRM :

• Dans le cas où un contact est identifié, les valeurs saisies dans Outlook 365 mettent à jour les champs correspondants dans YellowBox CRM. Si des zones sont vides dans Outlook 365, les champs de YellowBox CRM conservent leurs valeurs. Ces valeurs sont prises en compte dans les fiches des contacts Outlook 365 lors de la synchronisation suivante entre YellowBox CRM et Outlook 365.
• Si un contact est inconnu selon les critères de dédoublonnage de la base YellowBox CRM, il est alors créé avec les valeurs présentes dans Outlook 365.

Règles de fonctionnement #

A partir de YellowBox CRM, pour synchroniser une sélection de contacts avec Outlook 365, chaque utilisateur peut cliquer sur [Boite à outils]/‘Ajouter en synchronisation’.

Dans Outlook 365, tous les contacts présents dans le dossier paramétré dans la fiche communication de l’utilisateur (Dossier contacts Microsoft) sont synchronisés vers YellowBox CRM.
Le délai entre chaque synchronisation est paramétré dans les options générales de la base. Elle peut néanmoins être forcée par chaque utilisateur à partir des listes actions ou contacts en cliquant sur [Boite à outils]/’Synchroniser’.

La synchronisation concernera alors l’agenda et les contacts.

Informations transmises à Outlook 365 #

Informations récupérées de Outlook 365 #

Lorsqu’un participant autre qu’un utilisateur de YellowBox CRM est lié à une action, son adresse email apparait dans le champ créé à cet effet dans la fiche Actions.
Les utilisateurs de YellowBox CRM apparaissent dans le champ ‘Participants’ de la fiche Actions.

Les autres n° de téléphones et adresses email ne sont pas synchronisés.