Universign

YellowBox Store

Objet

Le plugin Universign permet à chaque utilisateur d’envoyer des demandes de signature électronique par mail en sélectionnant le signataire parmi les destinataires, et en identifiant le(s) fichier(s) joint(s) à signer.

Chaque email envoyé génère une action qui permet de suivre l’évolution de la demande de signature. Dès que la signature est effectuée, l’action est mise à jour et les fichiers signés sont ajoutés aux documents joints.

Installation

Le plugin est téléchargeable par l’administrateur depuis le YellowBox Store accessible via le bouton YellowBox Store de la barre de notification.

YellowBox Store

  • Cliquer sur le pavé du plugin pour voir le descriptif.

  • Sélectionner le pack correspondant au nombre de crédits souhaité, puis cliquer sur le bouton [Commander].

Pré requis : YellowBox CRM Version 7.12 ou supérieure

A tout moment, le nombre de crédits encore disponibles est visible dans la fiche du plugin.

Paramétrage

Identifiants : lors de l’activation du plugin dans le YellowBox Store, Universign communique les identifiants qui doivent être saisis dans ‘Ecrans et structure/Options générales/Universign’.

Champs spécifiques : des champs spécifiques à la gestion de la signature de documents sont disponibles dans la table [Actions]. Ils peuvent être placés dans le design de la fiche Action afin de suivre notamment, l’état de la demande de signature.

Ces champs sont accessibles aux recherches par les filtres et la loupe.

  • Signature - Date de dernière modification : mis à jour
    • à l’envoi du mail de demande de signature
    • à signature ou refus
  • Signature - Email emetteur : stocke l’adresse mail utilisée pour l’envoi
  • Signature - Email signataire : stocke l’adresse mail sélectionnée pour le signataire
  • Signature - Etat : mis à jour à chaque étape de la demande de signature:
    • après l’envoi = En attente
    • si refus = Refusé
    • si signé = Signé
    • si délai dépassé = Expiré
  • Signature - ID emetteur : ID de l’utilisateur qui a effectué l’envoi
  • Signature - ID fichiers à signer : ID de chaque fiche Document créées automatiquement pour chaque fichier à signer (séparateur=’;’)
  • Signature - ID transaction : ID Universign correspondant à la demande effectuée
  • Signature - Type : service de certification des signatures - en l’occurrence Universign

Utilisation

Une demande de signature électronique s’effectue par l’envoi d’un mail.

Une signature n’est demandée qu’à partir du moment où la case ‘Signature électronique’ est cochée. Dans ce cas apparaissent :

  • La zone ‘Signataire’ qui permet de sélectionner le signataire parmi les destinataires saisis (un seul signataire possible)
  • Un cachet à droite de chaque fichier PDF lié au mail. Un simple clic sur ce cachet permet de sélectionner le fichier pour signature (il est alors vert).

Lorsque la case ‘Signature électronique’ est cochée, l’envoi du mail n’est possible que si le signataire et au moins un fichier joint sont définis.

Les fichiers à signer sont obligatoirement au format PDF

  • Plusieurs fichiers peuvent être joints au mail de demande de signature,
  • Chaque document PDF ne doit pas excéder 10 Mo.
  • Si plusieurs fichiers doivent être signés
    • Un seul crédit est décompté,
    • La signature ou le refus concerne tous les fichiers liés,
    • L’ensemble de documents PDF ne doit pas excéder 15 Mo.
  • Toute demande de signature doit recevoir une réponse dans un délai de 14 jours. Passé ce délai :
    • Un crédit est réincrémenté
    • Les fichiers ne peuvent plus être signés

Lorsque la signature est effective, au niveau des boites de réception de l’émetteur et du signataire :

  • L’émetteur et le signataire en reçoivent un exemplaire par mail

Lorsque la signature est effective, au niveau de YellowBox CRM :

  • L’émetteur reçoit une notification de signature
  • Le champ ‘Signature - Etat’ de l’action générée par l’envoi de l’email demandant la signature est passé en ‘Signé’.

A chaque changement de statut de la demande de signature, une notification à destination de l’émetteur est générée.

  • Le ou les fichiers signés sont automatiquement joints à l’action d’envoi du mail de demande de signature

Gestion des credits - Règles de décrémentation et d’incrémentation :

Les crédits acquis ont une durée de validité limitée. Si la case ‘Signature électronique’ sur le mail est grisée, sur survol, un message explicatif s’affiche :

  • Si le nombre de crédits est égal à 0, le message est :

    “Tous vos crédits de signatures électroniques ont été utilisés. Veuillez vous rapprocher de votre administrateur pour toute nouvelle commande de crédits.”

  • Si la date de validité est dépassée, le message est :

    “La date limite d’utilisation de vos crédits est atteinte. Veuillez vous rapprocher de votre administrateur pour toute nouvelle commande de crédits.”

    Il n’est pas nécessaire d’attendre la fin d’un pack de crédits pour passer commande d’un nouveau pack : toute nouvelle commande cumule le nouveau pack avec le nombre de crédits existants.

Décrémentation d’un crédit :

  • A chaque envoi d’email de demande de signature quel que soit le nombre de fichiers à signer.

Ré-incrémentation d’un crédit:

  • Lors d’un refus de signature.
  • Lorsqu’une demande de signature n’a pas été traitée dans un délai de 14 jours par le signataire désigné.
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