Universign
YellowBox Store
Objet
Le plugin Universign permet d’envoyer des documents pour signature électronique directement depuis le CRM et d’en assurer le suivi jusqu’à leur signature complète.
Cette nouvelle version enrichit le processus de signature en permettant de sélectionner un ou plusieurs destinataires pour une même demande de signature.
Elle offre également la possibilité de définir un ordre de signature grâce à la gestion des priorités entre les signataires lorsque plusieurs intervenants sont concernés.
L’objectif est de simplifier la gestion des circuits de signature tout en assurant un suivi centralisé des demandes depuis le CRM.
Souscription et Installation
Souscription
Le plugin peut être souscrit via le Store (Cette action ne génère pas de commande directe. Une demande est envoyée au Service Commercial YellowBox pour l’établissement d’un devis.). Pour accéder au Store, 2 solutions:
- Dans le menu fixe de votre CRM, en haut à droite cliquez sur le bouton
- Dans le menu d’Administration\Interfaces\YellowBox Store
- Cliquez sur l’étiquette du plugin.
- Sélectionnez le pack correspondant au nombre de crédits souhaité
- Cliquez sur le bouton [Commander]
Installation
Une fois le plugin souscrit avec le Service Commercial, notre Centre de Services viendra paramétrer Universign dans votre CRM et ouvrir vos accès chez le prestataire.
Envoi de la demande de signature électronique
Une demande de signature électronique s’effectue par l’envoi d’un mail à partir d’un Contact ou d’un champ Email à partir de n’importe quelle table de YellowBox (Offres, Sociétés…), voir même la sélection de plusieurs contacts (dans une liste).
Une signature n’est demandée qu’à partir du moment où la case ‘Signature électronique’ est cochée.
Les champs complémentaires suivants apparaissent :
Sur la droite, au-dessus de [Priorité] :
Mode : 4 modes de signatures sont disponibles :
Signataire unique : un signataire unique parmi les destinataires des documents
Signataires multiples : permet de sélectionner plusieurs signataires parmi les destinataires
Signataires multiples avec ordre : permet de sélectionner plusieurs signataires parmi les destinataires et d’attribuer un ordre précis des signatures
Au moins un signataire : permet de solliciter plusieurs signataires sans obligation que tous signent le document
Langue : définit la langue utilisée pour les invitations Universign. Par défaut, la langue de l’utilisateur connecté est affichée.
En haut, en-dessous du champ [Destinataire] :
- Signataire : permet de sélectionner le(s) signataire(s) parmi les destinataires saisis en fonction du mode de signatures choisi. Dans le cas d’un mode ‘Signataires multiples avec ordre’, l’ordre de sélection des signataires définit l’ordre de signature.
Après l’ajout de la/des pièce(s) jointe(s), cliquez sur l’icône de signature 
à droite du/des document(s) à signer. L’icône devient verte lorsque le document est sélectionné.
Avec l’option « Signature électronique » activée, vous devez sélectionner au moins un signataire et un document à signer avant de pouvoir envoyer l’e-mail.
Réception de la demande de signature électronique
Après l’envoi de l’e-mail :
- Les destinataires non signataires
Les destinataires qui ne sont pas désignés comme signataires reçoivent un e-mail envoyé depuis YellowBox ainsi que toutes les pièces jointes associées.
Conseil : indiquez dans le corps de votre message que certains documents font l’objet d’une demande de signature électronique.
- Les destinataires signataires
Les signataires reçoivent :
- L’e-mail envoyé depuis YellowBox et toutes les pièces jointes associées
- Une invitation envoyée par Universign à signer les documents.
Le lien présent dans cet e-mail leur permet de consulter les documents et de démarrer le processus de signature électronique.
- Le suivi dans YellowBox
Lors de l’envoi, une action de type « E-mail sortant » est créée automatiquement dans YellowBox.
Cette action est rattachée aux contacts destinataires ainsi qu’à leur société. Elle contient les informations de suivi de la signature électronique.
Vous pouvez consulter l’avancement du processus de signature à partir du champ [Signature - État].
Les signataires ont la possibilité de refuser la signature des documents en cliquant sur
en haut à droite du document à signer. Dans ce cas, l’information est transmise à YellowBox par l’intermédiaire de l’action de suivi.
Une fois la signature finalisée
Lorsque tous les documents ont été signés, l’émetteur ainsi que les signataires reçoivent un e-mail de confirmation envoyé par Universign. Cet e-mail contient un lien permettant d’accéder aux documents signés et de les télécharger.
Le suivi dans YellowBox
L’émetteur reçoit une notification dans les messages système (icône
) l’informant que la signature a été finalisée.L’action de suivi de type « E-mail sortant » créée lors de l’envoi est automatiquement mise à jour. Le champ [Signature - État] passe à la valeur « Terminé », ce qui permet de vérifier rapidement que le processus de signature est achevée avec succès.
Informations importantes
Seuls les fichiers PDF (.pdf) sont compatibles avec la signature électronique.
Un fichier ne peut excéder 10 Mo. L’ensemble des fichiers à signer ne peut dépasser 15 Mo.
Si plusieurs fichiers doivent être signés :
Un seul crédit est décompté
La signature concerne tous les fichiers liés à la plateforme Universign
Toute demande de signature doit recevoir une réponse dans un délai de 14 jours (des invitations de rappel sont envoyées automatiquement par Universign). Passé ce délai :
Un crédit est réincrémenté
Les fichiers ne peuvent plus être signés
A chaque changement de statut de la demande de signature, une notification à destination de l’émetteur est générée.
Gestion des crédits
A tout moment, vous pouvez consulter sur la fiche Universign, dans le Store, le nombre de crédits encore disponibles et la date d’échéance.
Les crédits acquis ont une durée de validité limitée.
A l’envoi d’une demande de signature, si la case ‘Signature électronique’ est grisée, au survol de celle-ci, un message explicatif s’affiche :
Si le nombre de crédits est égal à 0, le message est :
“Tous vos crédits de signatures électroniques ont été utilisés. Veuillez vous rapprocher de votre administrateur pour toute nouvelle commande de crédits.”
Si la date de validité est dépassée, le message est :
“La date limite d’utilisation de vos crédits est atteinte. Veuillez vous rapprocher de votre administrateur pour toute nouvelle commande de crédits.”
Il n’est pas nécessaire d’attendre la fin d’un pack de crédits pour passer commande d’un nouveau pack : toute nouvelle commande cumule le nouveau pack avec le nombre de crédits existants.